|
|
|
✽文管中心：線上文件櫃電子化分類、留存、管理企業重要文件 |
|
|
凌越BPM【文件管理】線上文件櫃滿足企業文件分類、線上分享需求，電子化管理每份文件的名稱、文號、版本、機密等級、實施日期、參照文件。支援線上瀏覽閱讀文件PDF檔，無須下載即可立即瀏覽。每份文件皆具備唯一文號，可協助企業進行ISO文件的文號管控，亦可透過線上搜尋工具，立即迅速找到所需的文件資料，縮短文件搜尋時間。 |
|
|
|
在BPM文件管理，可依照文件的重要性與機密程度，來決定每個人員對於每份文件讀取、改版、廢止、列印、儲存PDF或儲存原始檔的權限。以保護企業重要文件，不會遭到洩漏與濫用。
|
|
 |
|
|
|
BPM文件管理中的文件機密等級，提供企業能夠依照文件的重要性與機密性，將文件編列各種文件密等，如「機密」、「極機密」、「最高機密」等機密等級。人員則按照職位權責決定文件閱讀密等。未達文件閱讀密等的人員無法開啟機密文件，保護企業重要機密不被一般人員讀取。
|
|
|
|
在文件權限已經設定好且上傳後，文件只要到實施時間就會正式啟用。文件實施時期，文件使用人員對文件的使用狀況，包含文件閱覽紀錄與附件點閱紀錄，從使用人員、IP、操作時間、附件執行動作等，都將被系統完整記錄下來。以避免真的發生機密流出需要追查時，能夠利用紀錄做為線索。
|
|
 |
|
|
|
當文件到期時，BPM文件管理提供將過期的文件進行廢止與刪除的功能，讓失去效用的文件不會再被人員進行誤用，以防止企業機密的外流。
|
|