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✽文件管理：線上文件櫃分類/分享/留存，文件版本/使用權限管控 |
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企業內部多如牛毛的文件，如何分類管理、劃分權限供員工使用？凌越BPM【文件管理】，管理公司大量的文件資料，勿須經常異動文件的集中化，統一空間管理、節省尋找文件/檔案的時間。文管中心管理維護資料安全性、設定文件及文號編碼格式、紙本申請/發放的管理、設定文件權限，不同的使用者，使用權限亦不相同、詳細記錄文件的更新版本、瀏覽/下載/修改的人員及時間，確實掌控安全性及瀏覽狀況。企業流程簽核引擎為核心，搭配完善的文件管理模組，彈性化的簽核和文件查詢機制，同一時間滿足企業不同階層使用者的需求。強大功能包括流程引擎、手機簽核、文件審核、文件管理、權限控管、機密等級、版本控管，進階的
PDF 轉檔、文件保全，提升企業文件管理的效率，積極有效的管理。 |
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◆ISO認證的製造廠商
◆研發、業務、製造
◆業務、法務、管理單位
◆研發單位、技術文件
◆版本、安全控管
◆品保、稽核單位、生產管理
◆其他文件安全控管需求 |
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1.線上空間妥善存放企業文件
確實進行企業文件的保存與分類，有效管理ISO、研發、生產、品管、法務…等重要文件。
2.清楚劃分文件的使用權限
清楚指定文件的使用成員、使用權限、機密等級，協助企業實施文件共享，並有效管理企業文件安全性。
3.自動判斷文件實施期限
自動依照文件存放位置決定文件實施期限，過期時文件自動下架，有效防止成員誤用過期資料。
4.文號機制幫助管理ISO文件
具備唯一的文號以清楚進行文件辨識、搜尋，並可符合文件的文號控管需求。
5.防止文件的不當使用
於文件PDF檔中具備浮水印，有效嚇阻不當使用，保護企業機密安全。
6.全面監管文件使用紀錄
完整記錄每份文件的使用情形，所有行蹤有跡可尋，掌控文件的利用狀況。
7.完整保存文件新舊版本
文件改版後，自動保存文件原先版本，以保留原始資料提供往後備查。
8.找尋文件更為迅速
透過線上的存取，可更快找到所需的資料，大幅縮短成員找尋文件的時間。
9.管控文件紙本申請、收發
提供紙本管理平台，有效管控文件紙本的申請、發放、繳回，並於文件更新時自動通知管理人員回收舊版文件。
10.隨時掌握文件實施狀況
文管報表即時呈現所有文件的實施狀況，方便管理人員隨時掌握並進行管控。 |
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