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★加租模組須搭配平台主產品方案使用，無法單獨使用。
★若租賃平台主產品方案為【雲端打卡鐘】時，不提供該模組加購。 |
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✽文件管理：線上文件櫃分類/分享/留存，文件版本/使用權限管控 |
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企業內部多如牛毛的文件，如何分類管理、劃分權限供員工使用？凌越BPM【文件管理】，管理公司大量的文件資料，勿須經常異動文件的集中化，統一空間管理、節省尋找文件/檔案的時間。文管中心管理維護資料安全性、設定文件及文號編碼格式、紙本申請/發放的管理、設定文件權限，不同的使用者，使用權限亦不相同、詳細記錄文件的更新版本、瀏覽/下載/修改的人員及時間，確實掌控安全性及瀏覽狀況。企業流程簽核引擎為核心，搭配完善的文件管理模組，彈性化的簽核和文件查詢機制，同一時間滿足企業不同階層使用者的需求。強大功能包括流程引擎、手機簽核、文件審核、文件管理、權限控管、機密等級、版本控管，進階的
PDF 轉檔、文件保全，提升企業文件管理的效率，積極有效的管理。 |
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在BPM文件管理，可依照文件的重要性與機密程度，來決定每個人員對於每份文件讀取、改版、廢止、列印、儲存PDF或儲存原始檔的權限。以保護企業重要文件，不會遭到洩漏與濫用。
比如一張生產設計圖，研發人員能進行改版、生產部門只能讀取按圖面生產，文管人員能廢止與列印，但不能下載資料與改版時，權限就像以下表格所示。
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BPM文件管理中的文件機密等級，提供企業能夠依照文件的重要性與機密性，將文件編列各種文件密等，如「機密」、「極機密」、「最高機密」等機密等級。人員則按照職位權責決定文件閱讀密等。未達文件閱讀密等的人員無法開啟機密文件，保護企業重要機密不被一般人員讀取。
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在文件權限已經設定好且上傳後，文件只要到實施時間就會正式啟用。文件實施時期，文件使用人員對文件的使用狀況，包含文件閱覽紀錄與附件點閱紀錄，從使用人員、IP、操作時間、附件執行動作等，都將被系統完整記錄下來。以避免真的發生機密流出需要追查時，能夠利用紀錄做為線索。
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當文件到期時，BPM文件管理提供將過期的文件進行廢止與刪除的功能，讓失去效用的文件不會再被人員進行誤用，以防止企業機密的外流。
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